Już od 2025 roku wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące e-faktur, które zmienią sposób, w jaki firmy w całej Unii Europejskiej wystawiają i odbierają faktury. To krok naprzód w kierunku automatyzacji i usprawnienia procesów księgowych, który wymaga od przedsiębiorców dostosowania się do nowych wymogów. Jakie zmiany nas czekają i co należy zrobić, aby się przygotować? O tym wszystkim dowiesz się w tym artykule.
Czym są e-faktury według nowych przepisów?
Wielu przedsiębiorców używa obecnie faktur w formacie PDF i uważa, że już korzysta z e-faktur. Od 2025 roku definicja e-faktury zostanie jednak znacząco rozszerzona. Zgodnie z nowymi przepisami e-faktura to dokument:
- Elektroniczny, umożliwiający automatyczne przetwarzanie danych.
- Zgodny z normą EN 1631, która określa strukturę dokumentu ułatwiającą jego odczytanie przez systemy księgowe.
W praktyce oznacza to konieczność korzystania z formatów takich jak XML lub połączenie PDF z XML, które umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych, a nie tylko ich odczyt.
Dlaczego wprowadzane są zmiany?
Zmiany te są częścią inicjatywy Unii Europejskiej, której celem jest:
- Usprawnienie raportowania VAT – lepsza kontrola podatkowa i większa przejrzystość finansowa.
- Automatyzacja procesów księgowych – uproszczenie działań związanych z wystawianiem, odbieraniem i przetwarzaniem faktur.
Nowe rozwiązania mają przynieść firmom większą efektywność i ograniczyć błędy wynikające z ręcznego przetwarzania dokumentów.
Kogo dotyczą nowe przepisy?
Nowy obowiązek dotyczy przede wszystkim transakcji B2B (między firmami). Istnieją jednak pewne wyjątki:
- Transakcje z klientami indywidualnymi (B2C) – tutaj nadal można korzystać z tradycyjnych formatów faktur.
- Faktury na małe kwoty (do 250 EUR).
- Bilety przejazdowe.
Harmonogram wdrożenia nowych przepisów
Proces wdrażania nowych przepisów będzie przebiegał etapami, aby umożliwić firmom dostosowanie się do zmian:
- 2025-2026 – okres przejściowy: firmy mogą jeszcze korzystać z tradycyjnych faktur w formacie PDF lub papierowym.
- 1 stycznia 2027 – obowiązek wystawiania e-faktur dla firm z obrotem powyżej 800 000 EUR.
- 1 stycznia 2028 – wszystkie firmy będą musiały stosować nowy format.
Co musisz zrobić, aby się przygotować?
1. Zaktualizuj swoje oprogramowanie księgowe
Kluczowym krokiem jest upewnienie się, że Twoje narzędzia księgowe są zgodne z nowymi wymogami. Większość nowoczesnych systemów, takich jak Lex Office, już pracuje nad wdrożeniem odpowiednich funkcji.
2. Przygotuj się na odbiór e-faktur
Odbieranie e-faktur w nowym formacie nie wymaga skomplikowanych działań – wystarczy, że Twój system umożliwia odbieranie dokumentów w formacie XML.
3. Sprawdź, czy przepisy dotyczą Twojej firmy
Jeśli obsługujesz wyłącznie klientów indywidualnych lub wystawiasz faktury na małe kwoty, nowe zasady mogą Cię nie dotyczyć.
4. Współpracuj z doradcą podatkowym
Jeśli masz pytania lub wątpliwości dotyczące nowych przepisów, warto skonsultować się z ekspertem, który pomoże Ci przejść przez proces dostosowania.
Dlaczego warto zacząć przygotowania już teraz?
Chociaż zmiany wydają się odległe, wprowadzenie nowych zasad wymaga odpowiedniego przygotowania. Dzięki wcześniejszym działaniom możesz:
- Zminimalizować ryzyko problemów technicznych.
- Zapewnić płynne przejście do nowych standardów.
- Skorzystać z korzyści, jakie niesie automatyzacja procesów księgowych.
Jak możemy pomóc Twojej firmie?
Nasza firma oferuje wsparcie w procesie dostosowania do nowych przepisów. Pomagamy w:
- Wyborze i wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania księgowego.
- Szkoleniach dla Twojego zespołu z obsługi nowych narzędzi.
- Konsultacjach podatkowych, aby upewnić się, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami.
Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z nami. Wspólnie przejdziemy przez proces transformacji w stronę nowoczesnego i zautomatyzowanego systemu księgowości.
Nie czekaj – przygotuj swoją firmę już dziś!
